Keberhasilan suatu manajemen dalam
melaksanakan proyek dipengaruhi oleh banyak faktor yang saling
berhubungan satu dengan lainnya. Ada pihak-pihak yang terkait dan faktor
lain yang berhubungan. Faktor-faktor utama yang mempengaruhi hasil dari
manajemen proyek adalah:
Organisasi. Organisasi
adalah otak utama sebagai pengambil kebijakan. Untuk mencapai sukses
manajemen proyek, organisasi harus mengambil kebijakan yang benar dan
memberikan dukungan penuh pada manajer proyek dan tim.
Manajer proyek. Manajer
proyek merupakan ujung tombak pelaksanaan proyek. Untuk keberhasilan
proyek dibutuhkan seorang manajer yang memiliki pengetahuan,
ketrampilan, kemampuan, dan pengalaman dalam memimpin suatu proyek,
memberikan bimbingan pada anggota, dan memiliki kecepatan dalam berpikir
untuk menyelesaikan masalah dengan cepat. Oleh karena itulah, manajer
proyek tidak boleh dipilih secara sembarangan.
Tim proyek. Tim proyek
adalah pelaksana di lapangan. Mereka harus memiliki pengetahuan,
ketrampilan, dan kemampuan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan
kedudukan dan tanggung jawab masing-masing. Selain itu, kesuksesan hanya
bisa diraih jika seluruh anggota tim memiliki kemampuan komunikasi yang
baik dengan manajer maupun sesama anggota tim sehingga semua pekerjaan
menjadi jelas dan tidak terjadi kesalahpahaman. Lalu, yang tidak kalah
penting adalah komitmen para anggota tim untuk melaksanakan proyek
dengan optimal. Oleh karena itulah, anggota tim harus dipilih secara
teliti.
Proyek yang dilaksanakan. Jenis
proyek yang dipilih bisa mempengaruhi hasil. Proyek yang mendesak
tentunya memiliki tingkat kesulitan yang lebih tinggi dan kemungkinan
gagal juga tinggi. Proyek baru yang belum pernah dicoba, tentunya juga
memiliki tingkat kemungkinan gagal atau setidaknya kemungkinan munculnya
masalah yang cukup tinggi.
Tahapan manajemen proyek. Manajemen
proyek pada dasarnya adalah tentang cara-cara untuk mengelola dan
mengatur proyek. Demi kesuksesan, ada tahapan-tahapan yang harus
dilakukan secara tepat yaitu pendefinisian proyek, perencanaan,
pembentukan tim pelaksana, koordinasi dan pengendalian, evaluasi, dan
penutupan proyek.
Pengaruh luar. Faktor
eksternal yang berasal dari luar organisasi sangatlah memberi pengaruh
para proyek. Faktor alam, sosial budaya, teknologi, politik, ekonomi,
dan masih banyak lagi pengaruh dari luar bisa memberikan keuntungan,
tetapi bisa juga merugikan. Faktor-faktor eksternal ini harus
diperhitungkan dengan baik.
Metodologi Manajemen Proyek. Metodologi
proyek apa yang digunakan? Ini terkait dengan jenis proyek apa yang
dikerjakan. Apabila proyek konstruksi, apakah cocok digunakan model
Agile Manajemen Proyek yang sangat cepat respond terhadap perubahan,
atau metodologi Lean. Apakah untuk proyek untuk membuat smart phone yang
cepat perubahan baik fitur maupun teknologi, cocok menggunakan model
waterfall?, yaitu metodologi dengan pendekatan tahapan-tahapan dan
bersifat predictive. Pastinya konsep dasar ilmu manajemen proyek harus
dimengerti oleh orang yang terlibat di dalam proyek. Sesuai dengan
PMBOK, buku referensi manajemen proyek yang bisa secara global
di-implementasikan untuk semua industri, atau PRINCE. Pada gilirannya
perusahaan atau organisasi bisa mengembangkan kerangka kerja manajemen
proyek yang sesuai dan terbukti dapat digunakan untuk mengelola proyek
dan sukses di-implementasikan.
Sukses manajemen proyek, dalam artian
sukses mengelola jalannya proyek mulai dari tahap inisiasi hingga ke
tahap penutupan proyek, sering dianggap sebagai konsep yang samar karena
pihak-pihak yang terlibat dengan proyek bisa saja memiliki pengertian
dan penafsiran yang berbeda tentang suksesnya suatu proyek. Sebagai
contoh, pihak pelaksana proyek sering melihat kesuksesan dari
keberhasilan tim melaksanakan proyek sesuai dengan perencanaan dan
tujuan proyek yang telah ditetapkan sebelumnya. Proyek dianggap sukses
apabila dikerjakan sesuai waktu, sesuai ruang lingkup dan sesuai budget.
Kadang definisi sukses hanya untuk memenuhi KPI saja, yang sifat-nya
sepihak untuk karir seorang Manajer Proyek atau Sponsor Proyek. Dilain
pihak, pengguna melihat kesuksesan dari tingkat kepuasan mereka. Oleh
karena itu, kesuksesan suatu proyek bisa diklasifikasikan sebagai
kesuksesan pelaksanaan, kesuksesan hasil, dan kesuksesan proyek secara
keseluruhan yang merupakan perpaduan antara sukses pelaksanaan dan
sukses hasil. Tentunya, yang diinginkan oleh organisasi adalah
kesuksesan proyek secara keseluruhan karena memuaskan semua pihak.
Masing-masing faktor yang disebutkan
saling mempengaruhi dan terkait, kita tidak boleh memandang sebelah mata
pada salah satu faktor. Semuanya harus ditentukan, dijalankan, dan
dievaluasi dengan baik agar bisa tercapai sukses manajemen proyek dan
proyek yang di-implementasikan dapat memberikan nilai tambah dan benefit
buat semua stakeholder proyek.
by rijal 2016
0 komentar:
Posting Komentar